ミニマル化計画～紙はいらない！文書類はクラウド管理？！
Chiao!! Buon giorno!!
どうもYoshiです(^^)/
私、絶賛風邪引き中です(´;ω;｀)
季節の変わり目、皆さんも体調には気を付けてくださいね。
さて！今回は私の行った文書類の管理をご紹介したいなと思います。
みなさんは文書類をどう管理しているでしょうか？
携帯会社の書類だったり、何らかの契約書や家電とかの説明書だったりetc...
意外と書類とかってたくさんありますよね(;'∀')
私も同様に書類が結構ありまして、都度整理整頓を行い最近までは
クリアフォルダーに収納する方法をしていました。
ただ私もミニマリストになりつつあるようで←
そのフォルダーの置き場自体をよりミニマル化できないだろうか？
と考えておりました。
そこで私がたどり着いた文書管理法は
『書類の電子化によるクラウド管理』！！
今日はこのことについて記事にしていきたいなと思います。
- Google ドライブで無料でクラウド管理！
- Googleドライブの特徴①『無料で15GBまで利用できる』
- Googleドライブの特徴②写真を撮るだけでPDFに変換できる！
- Googleドライブの特徴③どこでも保存データを見ることができる。
- 文書の3分の2を減らすことができました！
- これだけは設定しよう！共有設定！
- まとめ
Google ドライブで無料でクラウド管理！
みなさんはGoogleのサービスを利用しているでしょうか？
多くの方はYouTubeの利用がほとんどかと思いますが、実はそれ以外にもたくさんの便利なツールをGoogleでは「無料」で利用することができるのです。
そのひとつが今回私が文書管理で使用した「Googleドライブ」です。
そもそもGoogleドライブってなんぞや？というお話からなのですが、
インターネットが使える環境であればだれもが利用でき、インターネット上のデータ保存ベースに保存するというサービスのことです。
クラウドサービスとして有名なのが
- Evernote
- ドロップボックス
- i cloud
といったものがあります。
しかし私はGoogleドライブを利用しております。
理由は後述しますが、一番の理由は
Google信者だからです（笑）
※Googleやアップルは稼ぎすぎて会社を分社化させるという話も国家レベルで問題に挙げられているほどだとか、、、
ではGoogleドライブがどんなサービスなのかを紹介していきます。
Googleドライブの特徴①『無料で15GBまで利用できる』
Googleサービスの良いところの一つに無料でも十分に満足して利用できることが挙げられます。
このGoogleドライブも無料で15GBまで使用することができるため文書管理のレベルであれば容量がすぐにいっぱいになる問題がありません。
動画などのデータ量の多いものを保存する場合は足りなくなることが考えられますが、
私の目的は「文書管理」のみです。
なので無料でも全く問題なく利用できるのです。
※課金すれば容量を増やすことも可能みたいです。
Googleドライブの特徴②写真を撮るだけでPDFに変換できる！
会社などでも文書の電子化の際のフォーマットの多くはPDF形式だと思います。
紙媒体をPDFとして電子媒体として保存する場合、
多くはスキャナーでのスキャンでの方法でしょう。
しかしGoogleドライブではスキャナーなどの機器は一切必要ありません。
必要なのは「スマホ」のみです。
というのも、写真を撮るだけでその写真をPDFとして変換し保存できるからです。
基本的に自動で範囲を読み取り設定してくれますが、
自分でその範囲を調整することも可能です。
Googleドライブの特徴③どこでも保存データを見ることができる。
クラウド管理の大きなメリットのひとつとして挙げられるのが
ネット環境さえあればどこでも見ることができる
という点です。
というのもデータ自体をSDカードやハードディスクといった保存媒体に保存しているわけではなく、インターネット上のクラウドデータベースに保存しているからです。
なので「この資料が必要だけど会社に置いてきてしまった、、、」「持ってくるはずだった書類を忘れてしまった、、、」といった問題はもう起こらないのです。
スマホとネットさえつながっていればいつどこからでもデータを見たり編集できるのです。
いわゆるネットのどこでもドアですね。
文書の3分の2を減らすことができました！
Googleドライブの大きな特徴をざっと書かせていただきましたが、
実際にどのくらい文書を減らせたの？？という話ですよね(;'∀')
前述したとおり私は元々文書をクリアフォルダにルールを決めて整理していました。
給与明細・光熱費関連・契約書関連etc...
それはそれで整理されていたのでこのままでも良かったのですが、
実際にこのような書類って誰かに提出するものではないですよね？
ただ自分自身で支出管理する際や内容の確認をするときに
見るだけのものだということに気づきました。
ということは月に数回、いや下手したらずっとみないものを置いているなんて、、
ミニマリスト精神が疼きやがるぜ、、、！
というわけでどこでもいつでも確認できるクラウド電子保管の方法に切り替えました。
実際に私はこれだけ文書を減らすことができました。
結構な量をミニマル化できました。
私が電子化した文書は下記の通りです。
- 給与明細（源泉徴収票等も含む）
- 光熱費請求書（水道・電気・ガス）
- 携帯関連
- 電化製品等の説明書
これまで溜まりがちだった書類もすっきりして今日はぐっすり眠れそう(´ぅω・｀)
でも銀行の契約関連の書類等は原紙のまま残しました。
というのはクラウド上にあるということはデータ自体がネット上に存在するということなので流出した際に怖いなと思ったからです。
一般セキュリティー企業よりも強固なデータセンターによるセキュリティーは安全性が非常に高いので0に限りなく近いほど安心できます。
※Googleがサイバー攻撃されるようなら他の企業もすべてやられてしまうでしょうから
これだけは設定しよう！共有設定！
最後にこれだけは忘れずに設定してほしいことをお伝えします。
データの共有設定です。
Googleサービスの大きな強みの一つに共有編集があります。
というのはデータを決まった人たちと共有設定をすることでいつでもだれでもそのデータを見たり編集したりすることができるのです。
ただ文書管理の面では他の人にそのデータを見せてはいけませんよね(;'∀')
共有設定するとしても家族間のみでしょう。
データを保存する際は必ず共有設定をオフにしましょう！
※保存した後からでもオフにできます。おそらく自動的にオフで保存されるようになっていると思いますが、この世に絶対はありません。
この目で見るまでは安心しないようにしましょう。
まとめ
以上が私がおこなった文書管理の方法でした。
やっぱり物が減るだけで快感になります。やみつきキャベツです。
さらに管理の方法によってはモノを持ってることよりも便利になることもたくさんあります。
日々の暮らしを試行錯誤して、より暮らしやすい環境を作り上げていく。
そんなミニマリストの考え方が好きですね。
それではまた！(^^)/
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